【初級者向け】知っておくと便利！生成AIの基本的な使い方4選

生成AI初級者に向けて仕事で役立つ基本的な使い方を紹介していきます。業務に生成AIを取り入れた場合に何ができるのか、どう使えばよいのか、一般社員だけではなく部門トップ層にも実務に紐づいた使い方を分かりやすく解説します。生成AI活用へ一歩踏み出すために、ぜひお役立てください。

生成AI活用に踏み出せない部門トップ層は多い！
生成AIは“誰でも使える”実用ツール！
知っておくと便利！「基本的な使い方4選」
より良い回答を得るためのコツとは？
生成AI活用「最初の一歩」を踏み出しましょう！
この記事の担当者

生成AI活用に踏み出せない部門トップ層は多い！

業務への導入・活用でも注目を集めている生成AI。製薬企業にもユーザーが増え続けている背景には生成AIが進化し、アウトプットの精度も高くなっていることも影響しています。当ブログでもご紹介してきたように、製薬業界も含めた幅広い業界の業務効率化・コスト削減に役立っているという事例は数え切れません。しかしながら、情報の整理や定型文のドラフト作成など一般社員の具体的な作業のサポートとして機能しつつある一方で、部門トップ層やマネージャークラスでは日々の業務でデジタルツールに触れるものの、「何ができるのか」「どう使うべきか」についてまだ模索しているという声も多く聞かれます。

今回は、そのような方に向けて生成AIがどのようなツールなのか、どんな場面で使えるツールなのか、使い方のコツなども解説していきます。また、業務でよく発生する作業や場面に沿って具体的な使い方をご紹介しますので、生成AIの業務活用をしていない、または初級者の方も参考にしてみてください。

生成AIは“誰でも使える”実用ツール！

これまで生成AIにそれほど触れていなかった方にとって、生成AIがどんなものかがよく分からない、難しいのでは？という疑問・不安もあるかもしれません。
生成AIは、特別なスキルがなくても使い始めることができます。例えば、テキストの入力欄へ「この文章を要約して」のように入力すると、その内容に応じてアウトプットを生成してくれます。チャットのように会話形式で指示ができて、誰でも簡単に使うことができます。
この手軽さから、“誰でも使える”実用ツールとして情報整理・要約・作成・翻訳など幅広い業務に活用され、さまざまな業務に展開されています。

知っておくと便利！「基本的な使い方4選」

生成AI初心者が押さえておくと役に立つ「基本的な使い方4選」をご紹介します。
一般社員から部門トップ層にまで活用できる使い方なので、覚えておくと役に立ちます。この4つは生成AIが得意な作業なので、「この業務に使えるかも」と感じたら、ぜひ他の作業にも展開してみてください。

【文章の要約・情報整理】
生成AIは会議の議事録やレポートなどの長文を簡潔にまとめるのが得意です。ポイントを抽出し、要点だけを把握したいときに非常に便利です。また、複数の資料を横断して整理することもでき、要点が分かりにくい資料の情報を整理して“見える化”する際にも役立ちます。

【文案作成】
メールや報告書、依頼文、社内のお知らせ、コンテンツ案など、たたき台を生成AIに作成させることでゼロから書き始める負担を大きく軽減できます。プロンプト入力時に文章のトーンや目的、対象者なども詳細に指定すれば、それに応じた文体で文章を組み立ててくれるため、社内外のさまざまな用途に応用可能です。

【アイデア出し】
商品企画や資料構成、キャッチコピー、ネーミング、課題解決の切り口など、自由な発想が求められる場面のアイデア出しにも活用できます。AIは良い“壁打ち相手”になるため、「この企画案にアドバイスして」「別の切り口で考えると？」のように問いかけることで、自分だけでは思いつかなかった視点や選択肢が得られたり、発想の幅を広げたりすることができます。何かアイデアが欲しい時は、生成AIを使いながら考えると非常に有効なアドバイスや切り口を提案してくれます。

【調査・検索補助】
生成AIは「このテーマ、まず何から調べればいい？」といった“調査の入り口”を提案、整理してくれるツールとして使うことができます。検索エンジンのようにリンクを提示するのではなく、テーマの概要や関連キーワード、調べ方のヒントをまとめてくれるので調査の方向性が整理しやすくなります。ただし、情報の正確性は保証されないため、アウトプットされた内容は必ず信頼できる情報源で確認・裏取りする必要があります。

より良い回答を得るためのコツとは？

生成AIからより良い回答を得るためには、プロンプト（指示）を入力する際の「コツ」があります。
プロンプトの工夫でAIのアウトプットの精度が大きく変わりますので、以下を意識してみましょう。

【役割を設定する】
「あなたは○○の専門家です」、「あなたはプロのマーケターです」のように、プロンプトにAIの人物設定を入力するとより具体的な回答を得られやすくなります。

【背景の説明】
文脈や前提があることで意図に沿った答えを出しやすくなります。例えば、「初心者向けの研修資料が必要になった」「重要顧客のクレーム対応として」など、背景を伝えることで表面的ではない適切な回答になります。

【タスクを詳細に指示する】
タスクの内容が曖昧だと、意図に沿わない回答になることもあります。プロンプトが「記事を書いて」だけだと内容が曖昧ですが、「〇〇業界をターゲットに、△△をテーマに、ビジネスライクなテイストで500字まで」のようにすると的確な指示になります。

【書式の指定】
AIは「書き方」や「形式」も自由に設定できます。イメージしているアウトプットの形を指定すると目的に合った形で出してくれます。例えば、テキストだけでなく、箇条書きや表形式など視覚的に整理された形での表示が可能です。更に、使用する環境によっては、PowerPoint（.pptx）やExcel（.xlsx）といったファイル形式での出力にも対応しています。

【アウトプットのターゲットを指定する】
ターゲット＝「誰に向けて伝えるのか」によって言葉の選び方・表現の深さ・トーンを変えることができますが、ターゲットが曖昧だと内容が一般的すぎたり、不釣り合いな語調になる可能性もあります。プロンプトでターゲットを「新入社員」や「プレゼン資料を作る人」のように指定を明確にすると伝え方が洗練されます。

【繰り返す】
1度の指示で求めるアウトプットにならないこともあります。何度か指示を繰り返すことで使用者がイメージしているアウトプットに近付けていくことができるので、プロンプトの内容を修正しながら何度か指示を繰り返してみましょう。

生成AI活用「最初の一歩」を踏み出しましょう！

生成AIは一般社員から部門トップ層まで、誰でも使える実用ツールであることがご理解いただけたのではないでしょうか。
そして、生成AIの便利さや業務が効率化できることを体感していただくためにも、これらの使い方やコツを参考に日々の業務で生成AI活用へ「最初の一歩」を踏み出してみましょう。

また、生成AIについて興味はあるものの、企業として技術を効果的に活用できる生成AI人材が確保できない、AIの結果の検証や信頼性、セキュリティに対する不安があるという企業さまもいらっしゃるかもしれません。MMは医療・製薬・ヘルスケア業界に特化した生成AIの導入・運用支援を行っておりますので、自社業務で生成AIを活用したい企業さまはお気軽にお問い合わせください。

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