メンバーズメディカルマーケティングカンパニーによる、製薬業界No.1 CRM「Veeva」の運用支援サービスの事例を紹介していきます。
弊社にはツール管理のスキルと技術を持つ認定資格を保持者が在籍しているため、みなさまのお悩みに合わせた最適な活用方法をご提案することができます。
今回は特にワークフローの運用に関する悩みをお持ちの方に注目していただきたい内容です。
支援事例でVeeva Vault PromoMats活用シーンをイメージ！
今回は、製薬業界No.1 CRM「Veeva（ヴィーヴァ）」について、ご支援事例を紹介していきます。
以前、当ブログにてVeeva運用支援サービスのご紹介をした際に、認定資格Veeva Vault Platform Associateを取得した社員が在籍していることをお知らせしました。
認定資格を持つことでプロダクトについて専門性を高めた状態でさまざまなプロジェクトの即戦力として参画できるメリットがある点をお伝えしましたので、今回は具体的な事例をご紹介していきます。みなさまの業務内でVeeva Vault PromoMatsを活用するシーンをよりイメージしやすくなるかと思いますので、こちらも参考にしてみてください。
※Veevaの運用支援サービスの内容は、以下の記事で紹介しています。
資格保持者在籍！弊社のVeeva Vault PromoMats運用支援サービスによる３つのメリットとは？
2024.10.24
CRMツール「Veeva」運用に関するサービスのご紹介です。メンバーズメディカルマーケティングカンパニー（以下MM）ならではのご支援やメリットについても説明していきます。また、MMにはVeevaの認定資格を持った社員も在 […]
ワークフローの課題を解決に導いた支援のステップとは？
1つ目の事例として紹介するのは、資材審査を効率化するために適切なワークフローを構築したケースです。
Veeva Vault PromoMatsにおけるワークフローの設計は、業務の効率化とコンプライアンス遵守のために非常に重要です。適切に設計されたワークフローは、プロセス全体のスムーズな進行と、規制対応の確実性を担保します。
現状のワークフローが使いにくい、効率が悪いなど何らかの課題を感じている企業さまも多いと思われますので、弊社の支援方法を参考にしてみてください。
【背景・課題】
こちらのクライアント企業さまは、現在のワークフローが複雑で時間がかかる状況でした。その中で関係者間での役割が明確ではなく、どの段階で誰が承認すべきかが不明確という課題がありました。
＜課題点＞
1.承認プロセスの煩雑さ
関係者の役割が曖昧であるため、承認に時間がかかる。
2.セキュリティ不足
現在のワークフローでは、特定のドキュメントやプロジェクトに対して誰がどのレベルのアクセス権限を持っているかが明確でない状況。
【改善策】
ヒアリングした内容を元に、以下のステップでワークフローの設計を行いました。
■Veeva Vault PromoMatsを活用したワークフロー設計
1.承認フローの最適化
承認プロセスの明確化を目的に、各ステップで「誰が何を承認するか」を厳密に設定しました。これにより、関係者全員が自分の役割を理解し、適切なタイミングで作業を行うことが可能になります。
2.ドキュメントライフサイクルの設計
ワークフローの効率化を図るためにドキュメントのライフサイクルを再定義しました。各ステージ（作成、レビュー、承認）をシンプルに区分し、それぞれに明確な担当者を割り当てました。
・作成フェーズ：ドキュメントの作成者がドラフトを完了し、レビュー担当者に送信するプロセス。
・レビューフェーズ：レビュー担当者がドキュメントに修正がなければ、承認者に送信。修正があればドキュメント作成者に差し戻し。
・承認フェーズ：承認者は最終的な確認を行う。
3.セキュリティ設定の強化
セキュリティ面での課題を解決するため、各ステップに対してアクセス権限を見直しました。特定のフェーズにおいて必要な情報にのみアクセスできるようにし、不要な情報へのアクセスを制限しました。
■システム設定手順
Veeva Vault PromoMatsで設定を行った手順を簡略化して説明します。
1.ユーザーおよび役割の設定
各ユーザーに適切な役割（作成者、レビュー担当者、承認者）を設定し、それぞれに必要な権限を付与。
2.ワークフローの作成
新しいワークフローを作成し、各ステージに責任者を割り当てました。作成、レビュー、承認、公開といったフェーズを含むワークフローを構築。
3.セキュリティポリシーの適用
各ステージでドキュメントにアクセスできるユーザーを制限し、不要なアクセスを制限するように設定。
4.通知設定
ドキュメントの各ステージが完了した際に、関係者に自動通知が届くように通知を設定。
【改善効果】
上記の設定後、本番環境で稼働させる前に実際にシミュレーションを行い、各ステージでのドキュメントの流れや通知が正確に機能するかテストを実施しました。テストでは以下2点の改善ができるかを確認しました。
1.誰に確認が必要か
ドキュメントの作成者、レビュー担当者、承認者の役割を明確にし、段階ごとに確認・承認がスムーズに進むフローであること。
2.セキュリティ設定
承認プロセスにおけるアクセス権限の強化。特に、各ステップで関係者以外がドキュメントにアクセスできないようにする。
テスト結果として、作成から公開までの全プロセスがスムーズに進み、依頼通りにワークフローが改善できました。当初よりクライアント担当者さまが希望していた理想のワークフローは〈関係者が効率よく承認できるシンプルなプロセス〉であり、課題として掲げていた2つのポイントについて改善効果を確認できました。
課題の発掘から解決まで伴走支援します！
今回は、Veevaを活用したワークフロー改善の支援事例をご紹介しました。
Veeva Vault PromoMatsは業務効率化に貢献するプロダクトであり、特に承認プロセスに関して製薬企業のみなさまが抱える課題を解決に導くことができます。ご紹介した設定手順をベースに多くのプロジェクトへの展開を検討していますので、現状のワークフローに課題を抱えている方はお気軽にご相談ください。
弊社にはVeeva認定資格保持者が在籍しております。これまでの医療・製薬業界のデジタルマーケティング運用の実績とツールの専門知識を駆使してみなさまのお悩みのヒアリングからスタートし、課題解決まで伴走支援することが可能です。Veevaの機能を最大限に活用したい、使い方のサポートが必要な場合にもぜひお問い合わせください。
Veeva運用支援のサービス資料はこちらからご覧いただけます。
その他、デジタルマーケティングに関する困りごとなどがあればこちらからお問い合わせください。
この記事の担当者
澤田 陸人／Sawada Rikuto
職種： Webディレクター
入社年：2022年
経歴：新卒入社後、Webinar運用やサイトリニューアルを経て、Veeva Vault PromoMats運用支援に従事。「Veeva」の認定資格 Veeva Vault Platform Associate を保持し、クライアント課題のサポートを行います。
