前回に続いてメンバーズメディカルマーケティングカンパニーによる、製薬業界No.1 CRM「Veeva」の運用支援サービスの事例のご案内です。今回は、資材審査をスムーズにするための取り組みについてご紹介します。弊社にはVeevaの認定資格者も在籍しておりますので、みなさまのお悩みに合わせた最適な活用方法をご提案することが可能です。Veeva Vault PromoMatsの運用でお困り方はぜひご覧ください。
資材審査の効率化事例とその解決策とは？
今回も製薬業界No.1 CRM「Veeva（ヴィーヴァ）」の運用支援の事例についてご紹介します。
前回の記事では、Veeva Vault PromoMatsを活用したワークフロー設計の改善についてご紹介しましたが、2つ目の事例は資材審査スピードを改善させたケースです。
製薬企業内でVeevaを使用するのは主にMRになるため、営業担当として忙しい業務をこなす中でさらにツールの使い方を深く知る機会は少ないと思われます。また、そのような状態でツールを使うことによって操作ミスが発生したり、社内での運用ルールがばらついていて困ることはないでしょうか。
今回はこのようなお悩みをどのように解決に導いたかについて解説をしていきます。
1つ目の事例記事はこちら！
【Veeva運用支援サービス事例紹介1】ワークフロー設計を改善し、フローを最適化！
2024.11.15
メンバーズメディカルマーケティングカンパニーによる、製薬業界No.1 CRM「Veeva」の運用支援サービスの事例を紹介していきます。弊社にはツール管理のスキルと技術を持つ認定資格を保持者が在籍しているため、みなさまのお […]
Veevaの理解度向上を実現した3つの施策
ご支援事例として紹介するのは、資材審査をスムーズにするための取り組みです。
こちらの製薬会社さまのケースでは、Veevaの運用とともにマニュアルの改善やツールを使用する方に向けた取り組みも含めたご支援となりました。
以下より具体的な施策の流れを紹介しますので、似たようなお悩みを抱えている方は参考にしてみてください。
【背景・課題】
Veevaは製薬業界において資材審査や管理を行う上で欠かせないシステムですが、こちらのケースではツール利用者が操作ミスを繰り返すことや運用ルールの理解不足によって資材審査が滞ってしまうという問題が発生していました。
＜問題点＞
1. ユーザーの操作ミスと運用ルールの理解不足
ユーザーがPromoMatsの操作に不慣れで、特に資材審査に関わる操作手順に関してミスが発生していました。これにより、資材の審査プロセス全体が遅延し、業務効率が低下していました。
また、操作ミスが起きる背後には、運用ルールや操作方法が十分に理解されていないという問題もありました。
2. 古くなったマニュアルと運用ルールの不備
ユーザーが参考にしていたマニュアルも大きな課題でした。使われていたマニュアルは資材審査時の操作手順を詳しく説明しているものの内容が古く、運用ルールが更新されていなかったため、現行の操作手順に即していませんでした。
加えてマニュアルのデザインには課題があり、ユーザーフレンドリーとは言い難いものでした。これらの要因が重なり、ユーザーが操作に迷い、結果的に審査プロセスが滞る事態が発生していました。
【改善策】
上記の問題点のヒアリングから、改善策としてVeeva Vault PromoMatsの使用ユーザーがミスを起こしにくい運用ができる方法を検討しました。そして、運用ルールをしっかりと浸透させていけるように3つの施策をご提案し、それぞれに取り組んでいきました。
■施策1.マニュアルの改訂
現状のマニュアルでは具体的な操作手順がわかりにくく、資材審査の際に頻繁に発生する操作ミスを防ぐのに役立っていないことが明らかになっていたため、このフィードバックを基に運用担当者とデザイナーが協力してマニュアルを大幅に改訂しました。
＜改善点＞
・最新の運用ルールに基づき、内容を更新
・操作手順の視覚的な説明を強化（図解やステップバイステップの手順を明確に提示）
・ユーザーの理解を助けるために、関連リンクなどの追加リソースを提供
・デザインの刷新により、見やすさと使いやすさを向上
これにより、ユーザーがマニュアルを使用する際に迷うことなく操作を進められるようになり、ミスの減少につながりました。
■施策2.問い合わせ窓口の設置
Veeva操作時に問題が起きた時にすぐにサポートを受けられる体制を整えるため、新たに問い合わせ窓口を設置しました。この窓口ではユーザーがメールで操作方法の質問を行えるほか、Zoomの画面共有を通じてリアルタイムで説明を受けることができます。
この仕組みを導入したことによって資材審査のプロセスも円滑に進むようになりました。また、即時対応が可能なサポート体制を構築したことより、ユーザーの不安や疑問を迅速に解決することができ、審査の遅延を防ぐ効果がありました。
■施策3.オフライン勉強会の実施
運用ルールの理解促進と操作ミスの削減を目的として、定期的にユーザーを対象としたオフライン勉強会を実施しました。この勉強会では、PromoMatsの基本的な操作方法やよくあるFAQ、資材審査における具体的な運用ルールなどを取り上げました。
特に、ユーザーが自らシステムを操作しながら学ぶ実践型の内容を取り入れたことで、より実務に即したスキル習得が可能となりました。
勉強会の効果として、参加者はルールの理解度が向上し、操作ミスも激減しました。これにより、資材審査の遅延が大幅に減少しました。今後も定期的に勉強会を実施し、新しいルールや機能の導入にも対応した運用に取り組みます。
【改善効果】
3つの施策（古くなったマニュアルの改訂、問い合わせ窓口の設置、定期的なオフライン勉強会の実施）を経て、ユーザーの運用ルールに対する理解を深め、操作ミスも大幅に減少したことで資材審査がスムーズに進み、システムの効果的な活用が促進される結果となりました。
また、これらの施策は資材審査プロセスの円滑化に貢献するだけでなく、企業全体の業務効率化にも貢献する取り組みともいえます。
Veevaのマニュアルや環境整備からご支援します！
Veevaを活用し、資材審査のスピードを改善した支援事例をご紹介しました。
MRの一人ひとりがツールに慣れていくことも大切ですが、理解度にばらつきが出てしまうため、まずは同じレベルでツールを使えるようにするための環境構築やマニュアル整備から始めていきましょう。
また、弊社にはVeeva認定資格保持者が在籍しております。これまでの医療・製薬業界のデジタルマーケティング運用の実績とツールの専門知識を駆使して製薬企業のみなさまのお悩みのヒアリングからスタートし、課題解決まで伴走支援することが可能です。Veevaの機能を最大限に活用したい、使い方のサポートが必要な場合にはぜひお問い合わせください。
Veeva運用支援のサービス資料はこちらからご覧いただけます。
この記事の担当者
澤田 陸人／Sawada Rikuto
職種：ディレクター
入社年：2022年
経歴：新卒入社後、Webinar運用やサイトリニューアルを経て、Veeva Vault PromoMats運用支援に従事。「Veeva」の認定資格 Veeva Vault Platform Associate を保持し、クライアント課題のサポートを行います。
