事例 4

  • お客様名:鳥居薬品株式会社
    https://www.torii.co.jp/
    鳥居薬品は長年にわたり、医療関係者の方々や患者様に信頼される医薬品を提供してきました。これまで築き上げた信頼と伝統を生かし、これからも先の時代をしっかりと見据え、新たな成長を目指します。

今回は、メンバーズメディカルマーケティングカンパニー(以下MM:)へ、ウェビナー運営・マニュアル作成を依頼してくださった、鳥居薬品株式会社の松澤司さま、江西諒さま、加藤隆太さまにインタビューをさせていただきました。コロナ禍の中で始まった3か月間のプロジェクトは、リモートのコミュニケーションで進行してきました。プロジェクト開始前の背景や、どのようにプロジェクトを進めてきたのかをお伺いしました。

予約が取れない、通信環境も安定しない。コロナ禍で課題を抱えていたウェビナー運営。

──まず始めに、業務内容や部署のミッションなどを教えていただけますでしょうか。

松澤さま:

私は今年1月に発足した営業企画部内のデジタル戦略チームに所属しております。コロナ禍の中で、医療従事者の方々へ、特に対面以外の情報提供に力を入れて行こうということで作られたチームです。業務内容としては社内のDXへの取り組みの一環として、情報提供のデジタル化を推進しています。今回のウェビナー運営の依頼については、COVID-19の影響により対面情報提供が困難になる中、新薬を上市した時期にウェビナーに出席できなかった先生からの『もっと細かくウェビナーを開催して欲しい』というニーズがきっかけでした。また、なるべくウェビナー運営を社内で完結できないか、という想いもありました

江西さま:

私も松澤と同じチームに所属しています。業務は、先ほど松澤が申し上げた内容の実務を担当しております。DXプロジェクト事務局の運営、管理推進、デジタル化の推進などを行っています

加藤さま:

私は2人とは違い、メディカルインフォメーション部に所属しております。主に添付文書等製品基本情報の作成・管理業務や社外・社内の相談対応業務を行う部署です。その中で私は、医療関係者向けの社外ホームページを担当しております。今回、私がウェビナー運営のプロジェクトに参画している理由は、多角的にウェビナーを評価するためです。営業とは異なった目線での議論や評価をするために参画していました

──コロナ禍による影響で新たなチームが発足したというお話も伺いましたが、業務的な背景なども含め、どんな課題があったのでしょうか。

松澤さま:

新型コロナウイルスの流行から、急激にウェビナーやWEB関連の需要が高まったことで、依頼していた配信業者さんが忙しくなり、予約も取れなかったという時期がありました。また、支社ではコストの問題もあり、ウェビナーを開催したくてもなかなか出来ないという声が本社に上がってきていました。Zoomは導入していたので自社開催しようと試行錯誤していたのですが、専門的な知識を持つ人間が本社でも見つからず、それぞれの支社任せになっていたということが課題になっていました

──予約も殺到していたのですね。

松澤さま:

それだけ需要があったからだと思いますが、そもそも業者さんがつかまらなくなってしまったんですよね。大きな会社ですと、ウェビナー運営をサポートする部署があったりしますので、うちも自社内でできたら良いなと

──自社で開催することに対する不安の声などは現場の方からありましたか?

松澤さま:

どちらかというと、開催自体ができない不安の方があったんじゃないでしょうか。新薬が上市した直後は開催しなくてはいけないタイミングなのに、コロナ禍の中では配信業者さんが見つからず、医療関係者から要請されても予定通り開催出来なかったケースもありました。また、全国規模のウェビナーは開催できましたが、地域単位で講演会を開催し、演者の先生と参加者が直接コミュニケーションを取れる機会をコロナ禍以前のように作れなかったというのも悩みでしたので。一方、いざ『自社でやってみよう』となった時、やはり不安もあったようです。実際、初動では現場の取り組み意欲には差があった印象があります

──ちなみに、支社ごとで開催していたときのトラブルというのは、どんなものがありましたか?

江西さま:

1つ目は、通信環境のトラブルですね。通信が切れるのを安定させるにはどうしたら良いのか、通信環境を確認する方法も分からなかったので。あとは音声環境ですね。音声が途切れるとか、小さいとか。主にはその2つでしょうか

プロジェクトの進行も“ニューノーマル”に!
遠隔コミュニケーションでレスポンスはスピードアップ

──数あるベンダーの中で、ウェビナー運営プロジェクトに私たちを選んでいただいた理由というのを教えていただけますか?

江西さま:

私たちの一番のニーズであった自走したい、標準化されたマニュアルを作りたいということに対して、そのサポートが可能であると提案をいただけたのが大きかったのかなと。それに、早く環境を整備したいというニーズに対しても、プロジェクトの期間を2021年1月~3月までの3か月間とし、3か月後には標準化ができるというスケジュールを初めに提案いただけたこと。そして、想定される成果に対して費用面でも納得感があり、社内的にも説明がしやすかったのが決め手ですね

──プロジェクトが実際に始まってからの感想はいかがでしょう。進行のプロセスやコミュニケーションなどで気付いたことがあれば教えてください。

江西さま:

まず、コミュニケーションですが、キックオフの時に『チーム一丸となってやっていきましょう』と言っていただき、それを実感できたというのがあります。私自身は本社に来てまだ1年半なので、こういったプロジェクトの経験は少ないのですが、ここまでコミュニケーションがとりやすく、“チーム”として感じられたのは個人的にも初めてで進めやすかったです。具体的には、毎週のオンライン定例会や、slackを通したコミュニケーションです。特にslackでは質問をして直ぐにレスポンスをいただけたりしていました。あとは、『このマニュアルがあるならば、こういったマニュアルも必要では?』というような、こちらの要望以上の提案がいただけたのも良かったですね

──毎週、私たちも社内ミーティングを実施していて「他にどんな資料や機能が必要なのか?」のような話はしていました。私たちも、新たな提案をさせていただいて、実際に採用されたというのは嬉しかったです。

加藤さま:

MMのみなさんは変化があることを前提に動かれていたので、柔軟に対応できていたんだなと。例えば、突然Zoomにスポットライト機能が追加されたときも、いち早く見つけることができて、マニュアルに即座に反映いただいたり。変化に強いという印象ですね。コロナ禍という時代に即して、色々対応いただけたのかなと。ストーリーの軸はブレずに、最後まで完成できたというのが良かったです

松澤さま:

江西も申し上げたように、当社が想定していた以上のマニュアル、ユーザー側の視点に立ったマニュアルを提案いただけたのは大きかったかなと。BGMなど、支社の対応要請が多いところから早めに着手したり、全部完成してから…というのではなく、都度リリースという形を取れたのも良かったですね

──高い評価をありがとうございます! こちらもslackでのコミュニケーションが取れたことで私たちもメールよりスピーディーな対応ができたと感じております。そのほか、納品物についてクオリティはいかがだったでしょうか?

江西さま:

すごく満足できたという感じはあります。プロジェクトの最後の頃、3月末にもこちらからかなりの量の要望を出させていただいたこともあり、田中さん(MMのプロジェクトメンバー)は大変だったんじゃないかなと・笑

全員:

(笑い)

江西さま:

マニュアルに多くの写真を追加いただいたのはすごく助かりました。特に機器関連の操作には不安要素が多かったので、最終的な成果物としては良かったのかなと。問い合わせもそこまで多くないですし、マニュアルに記載してあることについて訊かれることはそれ程なく、マニュアルを見て自立した運営ができているようです

──実際、お使い頂いているみなさまからのご意見はそれほど多くなかったのですね。

松澤さま:

まずは、やってみようというところですかね。今は機材を使いこなす段階なのかなと。一方、まだまだできることがある、もっとよい運営をしたいという声もありますので、今後『これが足りない』という意見が出るのを待っているところです

加藤さま:

完全に成果物ができる前に支社ごとにプレテスト(リハーサル)を行っていたことも、大きな成果を上げられた理由になっているのかなと。そこで質問も大分出ていましたし、それらを直ぐにマニュアルに反映したのもあって、質問も少なくなった気がします。プレテストも1つのチームだけではなく、いくつかのチームが参加したので、それも成功したポイントの1つだと思います

──MM側もプレテストに参加したことで音の大小の確認ですとか、BGMを切るタイミングを自分たちで確認できたのは良かったです。

加藤さま:

プレテスト後半は江西が機器の使い方を習熟し、ミキサーのプラグの繋ぎ方を指示したりするようになっていましたからね。『ツマミ、こうなっていませんか?』みたいな・笑

松澤さま:

以前よりだいぶ問合せも早く対応できるようになりましたよね

──確かに、各現場の説明会の頃は江西さまが設定のスペシャリストになっていましたね!

時間が掛かったのは機材の選定。
実機を送付しながらのやり取りが続いた日々も

──プロジェクトは3か月という短期間でしたが、スケジュールをこなす中で時間がかかったのはどの辺りだったでしょう。

江西さま:

機材を晴海オフィスに送らせていただいたりしていた頃でしょうか。そのフェーズで一番時間を費やしましたね

──機材が決まるまでが大変だった、と。

江西さま:

機器の配置図には時間を費やしました。2~3週間は使いましたね。ミキサーとPCをどう繋ぐかとか、デジタルからアナログ、アナログからデジタル、その配線が結構大変で。その機材がない時は『こうしたらこうなるのでは』という仮説を数パターン立てながらやるんです。機材があると『こういうことだったのか』と直ぐに分かるんですけどね

──鳥居薬品のみなさんも私たちもリモートでプロジェクトを進めていたので、みなさんがどういったスタイルでウェビナーを開催するのか、そのイメージがしっかり固められていない部分もありました。そこで、支社の方に実際に機器を繋いでいただいて問題がないか確認し、機器を決める…という方法も取りましたね。

松澤さま:

とは言っても、MMのみなさんとも今日までリアルではお会いすることがなかったんですが、基本的には週1でオンライン定例会があって顔を合わせていましたし。場合によっては週に2,3回とか、どちらかといえばコミュニケーションはリアルよりも濃かったように感じます

──機器の選定には時間が掛かりましたが、もしかするとリアルで集まるような定例会を毎週開催していたら、これ程まめなコミュニケーションは取れなかったかもしれないですね。

松澤さま:

リモートで、プロジェクトの進行スピードはむしろ速まったのでは、と思っています

多くのベンダーの中からMMを選んだポイントは
「課題の明確化をし、寄り添ってもらえた実感がある」ということ

──それでは、今回のMMとのプロジェクトに対する感想や希望などがあればお伝えいただけますでしょうか?

江西さま:

良かった点は、冒頭でも申し上げたようにチーム一丸のコミュニケーションですね。また、プレテスト時に実際にMMから種村さんに参加していただいたことも、支社に対しての説得力を高められたと思っています

加藤さま:

今後の希望としては、クオリティをどこまで高められるか、というところでしょうか。現場ではもっと機能を高めたいと思っているかもしれません。それらのニーズを、江西を筆頭にアジャイルで回していくことが必要なのかなと。そういった要望はキリがないと思いますし、その環境の変化に付いていける企業でありたいと考えています

松澤さま:

MMのみなさんと受注側・発注側という関係ではなく、同じ立場で成果物を作るという方針を最初に打ち出していただいたおかげで、良い意味で遠慮なく言い合える関係になれたのかなと。今後のプロジェクトでご一緒させていただく時も、同じスタンスでやっていけたらと思っています

──鳥居薬品のみなさんは、他にも私たちのような同業社の方々との接点もあるかと思いますが、MMと他社さまとの“違い”はどのような点で感じられますか?

松澤さま:

やはり、“一緒に”仕事ができているという点でしょうか。それをプロジェクトメンバーが実感できて、実際にしっかりと寄り添っていただけていること。また、ベンダー側はクライアントの課題については言いにくいこともあると聞きますが、同じ目線に立って課題の明確化も優先して行っていただけたという実感がありました

江西さま:

私も“チーム”であったからこそ、こちらが気付いていないニーズにまで気付いてもらえたという点ですね。未経験だった分野について補っていただけて、お願いしてよかったと思いました

加藤さま:

MMは、ビジネス的に無理な“推し”をすることがない会社という印象です。やはり、“チーム”となって、鳥居薬品の経営面を考慮しつつ、親身になって提案していただけたことがプロジェクト成功の秘訣なのかなと思っています

──ありがとうございました!