みなさん、こんにちは。広報担当です。
今回は、メンバーズメディカルマーケティングカンパニー(以下ＭＭ)の1か月の業務サイクルについてご紹介します。インタビューに答えてくれたのは、4月からの新組織DEX2Gのチームメンバーのユニットリーダー佐塚さん、大黒さん、橋本さんです。レポート作成の流れや、それ以外の社内業務のスケジュールも教えてくれました。
1か月のサイクルの中でどのようなスケジュール感で業務が回っているのか、テレワーク中でありながらも一体感のある雰囲気が伝わるインタビューとなりました。ぜひ、ご覧ください。
※座談会時のメンバーは、2021年4月にMMに在籍している社員です。
まずは⽉初！ 切り⼝の異なる3種類のレポートを順次作成へ
―― 今回はＭＭの新チーム、DEX2Gのみなさんに、1か月の業務スケジュールを紹介していただこうと思っています。「大体こんな感じで一か月が回っている」というスケジュール感や内容を改めてご紹介いただけますか？ まずは、チームで担当しているレポート業務についてはどのような感じでしょう。
大黒さん：
「レポートは先月まで3本作っていました。内訳は、Google Analyticsからデータを取得する“自社レポート”、競合他社の動きを、ツールを使って数字を取って示唆を書く…という“他社レポート”、後は月に数本メルマガを発行していたので、その“分析レポート”ですね。ちなみに、月初一番先にやる作業といえば、WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）の作成です。あとは、お客さまからデータを貰わなくてもできるところからレポートに着手していきます。他社の分析ツールは、第3営業日からデータが取れるんでしたっけ？ 佐塚さん」
佐塚さん：
「そうですね」
大黒さん：
「『どんなメルマガを』『どの人に』『何通送ったか』というデータだけは、先方から貰わないといけなかったので、大体5営業日以降に作業ですね」
―― 橋本さんはどんな作業を？
橋本さん：
「月初だったら、まずはWBSの作成ですね。そのうえで1か月のスケジュールを立てて、レポートに必要なデータをクライアントから提供してもらえるように依頼したり。あとは、スプレッドシートにGoogle Search ConsoleやGoogle Analyticsを使って自動でデータを取得できるようにしたシートがあるので、そのシートを元にデータを取得します。レポートの前に作業シートというのがあるので、始めにデータを入れて加工してからレポートに反映する…という流れになっています。なので、スプレッドシートから作業シートにデータを落とし込む。そこで出来たものからレポートに反映する…までが月初の作業ですかね」
―― データが取れるようになるまでそれぞれが準備をしながら出来ることをやっている、というような感じですね。
大黒さん：
「担当も三人で分けていたので、分担してやりながら週に一回ミーティングして進捗や、お互いのレポートの数値を突き合わせながら見たり。それを月中ぐらいまで掛けてやっていますね」
―― リモートでお仕事をしながらレポートの示唆などをまとめるのは大変そうに感じますが…。
橋本さん：
「そのために週定例があるというか。もし、困ったことや緊急性があったら臨時でミーティングを設けたりして解決法を探ったり、というやり方で解決策を見つけていましたね」
佐塚さん：
「示唆書きが大変なのは仰る通りです。ただ、大黒さん、橋本さんは能動的に仕事を行っていくので、ユニットのリーダーとして確認をするのは私なんですが、私の確認が追い付かないぐらいの勢いでレポートが上がってくるんですよね(笑)。…そうですよね？ 大黒さん」
大黒さん：
「まず、メンバーズのルールとして、ローカルにファイルを保持しないというのがありますよね。だから、他のメンバーの日々の進捗は確認しようと思えば見られるし、自分のレポートにメンバーが書いた示唆を活かすことも出来ますし。それに、チャットやslackを使って用件を伝えておく方が、ある意味では相手の都合に合わせて内容をチェックしてもらえるから便利ですよね」
橋本さん：
「そういう意味でいうなら自分は20年新卒で、リモート出勤で困ったことはないというか。これを当たり前としてやってきたという感じですかね」
―― 橋本さんは、これが通常運転、と(笑)。
橋本さん：
「まぁ、スタンダードですね」
―― ちなみに、橋本さんはレポート作成をしている中でアップデートしたくなるのはどのタイミングでしょう？
橋本さん：
「アップデートしたくなるなら…どっちかと言えば示唆。考察をしていくうえで、ここが重要なんじゃないか？ っていう箇所を発見したら、その事柄について追加調査をしてスライドを追加していくとか。それ以外では、このデータがあった方が説明しやすいかな？ というものを見つけた時に随時追加をする、という2パターンのタイミングですね」
―― すごいですね。作りながらそういったことに気付ける、クライアント目線で物事を考えられるって、なかなかできる事ではないような気がします。
佐塚さん：
「うん、本当にそう思いますよ。自発的・効率的に、が常にできるというか。逆に、そんなにそこに執着しなくても、もう次に行こうよ…と思うこともあるけど(笑)。管理者の立場としてはね。でも、それぐらいに優秀。効率化のこだわりも良いけど、目的はクライアントが求めているデータ以上のものを出すことですからね。後は、ディスカッションをすることも多くなってきたと思います。別のチームから意見を貰ったりとか」
橋本さん：
「そうですね。チームの横のつながりを持つように情報を共有したり。先月から毎週ひとつ、議題を持ってきて見せ方や示唆を『こうしよう、ああしよう』と相談し合ったりしています」
月中～月末はレポート修正やデータ追加、施策の実施へ！
―― では、作ったレポートを提出するタイミングというか、月初以降はどんなスケジュール感になるんでしょうか？
大黒さん：
「月初から月中は自分でデータを作る期間、月中から報告会までの間はデータをブラッシュアップするタイミングですね。クライアントへの報告のタイミングで『ここはどうなっているの？』と聞かれたりもするので、月中は気になる所を追加で調査したり…という感じですね」
橋本さん：
「提案を受注出来たら、その実施をしたりしていますね」
大黒さん：
「そうですね。報告会では、来月の提案などもしています。そこで『じゃあ、実施しましょう』となることもあれば、『発注するには、こういうデータが必要』と言われることもあるので、そのデータを集計したり。それに応えながら翌月の注文に繋げたりしています」
―― ちなみに、施策の内容というのはどんなものなんでしょう？
大黒さん：
「実は今のプロジェクトは、PDCAを回す段階には至っていなくて。クライアントのサイト分析の途中ですね。他の製薬企業もそうだと思いますが、これまでリアルマーケティングが中心だったから、WEBは有っても無くてもどちらでも良かった。それが、コロナ禍になって初めてWEBを活用したいと思ったけれど、どう活用していいのか分からない。そういった状況なので、今は分析のサポート中ですね。だから、現時点では施策にする目標まで決められなくて。『他社はどう？』『自社はどう？』っていう現状把握から始めています」
―― ということは、みなさんで畑を耕し始めている所…？
大黒さん：
「まだ種も蒔いていないぐらいかもしれません。いま手掛けているクライアントのWEBサイトは、メンバーズが作ったものではないですし、勝手も違うというか。改善提案…とか、それよりもっと前の段階です」
橋本さん：
「やっと今、大体の現状が掴めた段階だから…これから目標を決めていく予定ですね」
佐塚さん：
「私は種まきの前…というか、種は蒔いてあるけど、花が咲くまでに時間が掛かるのかなと思っていて。現状を把握するのは種まきで、そこに適切な水を与えられているかどうかが我々の仕事であって。それに、毎月定例でやっている業務とは別に、アップデートされていっているものも確実にあると思っています」
社内定例会も盛りだくさん！ 雑談もタスクの一つに取り入れるMMの業務スタイル
―― 月次レポートについてはスケジュールや内容が掴めたので、一か月の中で実施している社内業務についても教えていただけますか？
大黒さん：
「勉強会は…多いですね。以前のチームではそんな時間は全然取れなかったですけど。MMは、こういった時間も確保しつつ、工数を組んでいますよね。月の中にある定例会は、LT会(短時間の勉強会)、レポート分析会、Tips共有会(便利技などの共有)です」
―― LT会の内容はどんなものでしょう？
橋本さん：
「LT会は、一人5分ぐらいでプレゼンテーション形式を取って、病気とか薬について調査したことを発表していますね」
―― 定例会を３つも抱えていると、なかなか時間も取られるのでは。
大黒さん：
「でも、MMならではの時間もあって。リフレッシュタイムとか」
―― 以前にも聞いた覚えはありますが、何をやる時間ですか？
橋本さん：
「完全なる、雑談タイム(笑)」
大黒さん：
「一週間に一回、３０分。メンバーはランダムに決まります」
―― 雑談なのに、喋りたい人同士では組めないんですね…？
大黒さん：
「まぁ、同じ会社でもチームが違うと話すことがなくなるので。交流を深める時間として使っていますね」
橋本さん：
「ちなみに自分はこの雑談タイムで4回連続で同じ人と喋りました(笑)」
大黒さん：
「でも、こういう時間を作ると割と緩急つくなぁって。こういう時間がありながらも、生産性を高く保ちながら仕事をできるのは、良いですよね」
高いボールも受け止められるチームで居られるのは、パフォーマンスを発揮できる環境があるから！
―― こんな風に高いパフォーマンスを発揮できるのは、みなさん自身のスキルの高さもあってこそ、のような気もします。例えば、長野さん(カンパニー社長)が投げた高いボールもみなさんそれぞれがしっかりキャッチできている状態というか。
大黒さん：
「それって、逆説的にも言えるかなって思うんですよね。毎月、何十時間っていう残業も無ければ、高い位置にボールを投げられたとしても…飛べる体力もあるのかなと」
―― かっこいい！
大黒さん：
「自発的に勉強会の資料を集められるぐらいに、体力がキープできる環境なので」
佐塚さん:
「それは、そうかもしれない」
橋本さん:
「しかも、そんな中でも自由な時間はあるし。ちなみに自分は、お昼休みを自由に取れるっていう所も気に入っています。キリの良い所を自分で決められるから。他のカンパニーもそうかもしれないけど」
佐塚さん:
「分かる、分かる」
―― あと、一か月の中でやる定例会に月次報告会がありますよね。そこは、何をする時間なんでしょう？
大黒さん:
「勉強会とは少し、雰囲気が違いますね。自分がやっていた業務の内容を発表しています。MMメンバー全員が出席するので、担当以外のプロジェクトの進捗状況が分かります」
―― ありがとうございます。ということは、MM社内の定例会の数は多いけれど、一つひとつの役割がそれぞれ違うことも分かりました。だからこそ、効率的な会にすることができるんでしょうね。
橋本さん:
「それぞれの会で、目的が違いますからね」
佐塚さん:
「システマチックに回っていると思いますよ」
橋本さん:
「それから、メンバーズとしては一週間の内の『どこか』で一日出社する決まりになっていますけど、MMは全員、水曜に出社日を決めて、定例会もそこに合わせています。それもMMならではの特色かなと」
大黒さん:
「ただ、コロナ禍なので。これが良いかどうかというのはありますけど」
佐塚さん:
「今の段階では少人数のMMだからこそ、出来る事かな」
アップデートし続けるチームであるために！「なぜやるのか」を考え、改善点や効率化へと繋ぐ
―― これからMMの中でさらにやりたい事は何でしょうか？
佐塚さん:
「スキルを上げる方法とか、スキルのアップデートとか、そっちの方面ですかね。いつもやっていることに依存してきている部分もあるし。“やる意味”を考えて、もう一度アップデートしたい。いくつか既に案があって、それは大黒さんにお願いしたいですね。(大黒さんを見ながら)…お願いします」
大黒さん:
「…内容を見てから考えます(笑)」
佐塚さん:
「拒否はして欲しくないなぁ(笑)」
―― 大黒さんは、チャレンジしてみたいこととか…いかがでしょう？
大黒さん:
「MMはEMC（エンゲージメント・マーケティング・センター）との業務スタイルが全然違うので、やりたい事というよりかは、まだ異動して間もないので、MMは組織として上手く回っているなぁと感じていて。それを体感していますね」
―― 橋本さんはいかがですか？
橋本さん:
「個人的な話になりますけど、昨日も実際にWBSの一覧を効率化していて。自分は関数を組むのが好きなので、もっと工夫してやりたいですね」
―― ありがとうございました！
新チームの3人でクライアント目標に向かいつつ、スムーズに業務を回している様子を感じていただけたのではないでしょうか。また、MMも新組織となり、チームによって役割が分かれているので、他のチームについても何かの機会にご紹介できればと考えています。
今後もブログを通じてMMのメンバーの様子をお伝えしていきます。
