みなさん、こんにちは。広報担当です。
今回は、新型コロナウイルス流行期より注目が集まっているウェビナーの開催について解説していきます。製薬会社各社のMRが病院への訪問を規制され、医局説明会なども開催されにくい状況となった今、インターネットの映像配信システムを利用した勉強会や商品説明にビジネスチャンスが潜んでいます。医療従事者へ商品の魅力を伝える新たな手段としてウェビナーの開催を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
需要が高まり続けるウェビナー！
製薬企業各社にもテレワークが浸透し、MRの活動量が減少した製薬業界は大きな転換期へ差し掛かっています。さらに、ここ数年はMRの数自体が減っているため、企業によってはセミナーや医局説明会の対応など、人と時間がかかる業務がスムーズに回らなくなるなど、困りごとも増えているのではないでしょうか。
また、デジタルトランスフォーメーション(DX)への対応が早い企業は既に、医療関係者向けウェビナーを取り入れた活動を始めていました。しかし、需要が逼迫するなか、対応が後回しになればなるほど、配信プラットフォームの予約も取れない状況が発生しているようです。
このような状況になって初めてZoom等の配信システムを使い、自分たちで開催を試みていた方も多いかもしれません。しかし、営業所にいるMRがウェビナーを開こうとしても、手順も分からず、ナレッジもないため、返って膨大な時間を費やすことになってしまった…というケースもあるのでは。
今回は、そのような製薬会社の方々のウェビナー開催に役立てていただけるよう、ウェビナー開催に必要な手順をご紹介していきます。「どこから手を付けていいのか分からない…」「必要なものが知りたい」など、ウェビナーの悩みを抱えている方は以下のポイントを参考にしてみてください。
段取りの抜け漏れは致命的！ウェビナー開催の手順をチェック！
とても便利なウェビナーですが、ウェビナーを使ったイベントを成功させるためには事前準備が大切です。配信システムを使えるようになること以外にも準備しておくべきことは多いので、自社で開催しようとしている方はこちらを参考に段取りをチェックしながら取り組んでみてください。
【STEP1：企画】
・配信内容の決定
・開催日の決定
・登壇者、関係者のスケジュール調整
・ターゲット設定
・企画書作成
まず、初めのステップとして日時、場所、登壇者など全体の情報の整理及び、取りまとめを実施し、企画書に起こしていきます。
アウトラインが決まったら、全体のスケジュールを逆算していつまでに何をやるのか、関係各所へ連携しつつスケジュールを引きます。
また、登壇者に合わせてターゲットの範囲を決め、集客する相手を絞っていきます。参加者にとっては公演される内容と共に登壇者の情報も重要なので、それらも分かりやすいものに整理して企画意図をハッキリさせます。
【SETP2：集客】
・参加者の登録用ページ作成
・ウェビナー参加用のURL送信
・(必要な場合のみ)集客用広告のプラン作成、配信
ウェビナーの規模にもよりますが、参加者受付をする窓口代わりのWEBページが必要です。ページを制作し、公開された後には事務局の担当者などが登録の進捗状況をチェックするようにしましょう。WEBの受付ページから登録してきた登録者には当日のウェビナーへ参加するためのURLをこちらから送信しておきます。
また、集客の手段としてWEB広告を使いたい場合には、広告のプランニングが必要です。バナー制作や媒体への入稿・審査など、やるべきことも多くなるため、広告運用に慣れている担当者がいるとスムーズに進むでしょう。広告には運用も必要となりますので、配信が始まるまでに対応人数を事前に確保しておくことをお忘れなく。
【STEP3：事前準備】
・リマインドメールの送付
・システムチェック
・リハーサル
・トラブル対応マニュアル作成
・(必要な場合のみ)アンケート作成
・(必要な場合のみ)司会者の手配
開催日が近づくにつれてやるべきタスクが増えてきます。当日に慌てないために一つひとつの作業を確実にこなしましょう。
まずは、事務局側から前日にリマインドメールを参加者に送付します。忘れていた方のリマインドになることはもちろん、丁寧な印象にもなるため、送っておくと良いでしょう。
配信する会場担当の方は、当日に向けた準備としてシステム全般のチェックに入りましょう。音声、映像のチェック、ネットワーク環境やマイクやスピーカー、カメラなどの機材に不備がないように点検します。マイクを通した音声が聞き取れるかどうかなど、登壇者(や司会者)のリハーサルも必要です。
また、当日のトラブル対応マニュアルも事前にまとめておきましょう。何かが起きたときの対応策として、連絡先を掲載しておいたり、代替手段に何を使うかなどです。起こりうるトラブルに関しては、関係者全員で洗い出すことも必要です。マニュアルの出番がないことが望ましいですが、もしもの場面での手順書として携わるメンバーと共有しておきます。
アンケート作成は必要な場合のみですが、こちらも前日までに参加者への質問をまとめておきましょう。司会者を立てて進行したい場合には、司会者も事前に手配をしておきます。
【STEP4：実施】
・登壇者(司会者)＆参加者のアテンド、フォロー
当日は、電話やメールなどで問い合わせが来ることが想定されます。窓口となった担当者は参加者のフォローに回ります。また、会場担当者は、配信中に司会者や登壇者がスムーズにスピーチや進行できるように近くで見守りつつサポートします。何かあった場合に直ぐに対応できるよう、マニュアルを携行しながら運営します。
【STEP5：事後】
・アンケート集計
・レポート作成
無事に実施されたら、後日に振り返りをしていきます。事前に作成したアンケートでユーザーからの要望を汲み取り、MR活動に反映させていきます。また、セミナー内容はもちろん、ウェビナーとして音声や配信した映像に関する感想(声が聞きやすかった・にくかった)なども入ってくるので、次回への改善点を洗い出します。
同様に分析レポートの内容もウェビナー関係者に共有し、次回への対策に役立てましょう。成功するウェビナーを開催する前後には、最低でもこれだけのステップが必要です。多いようにも感じますが、これを一つひとつ明確にすることで必要な時間、人材、機材、システム利用費等がハッキリしてきます。
これらを参考に、費用を見積もったり、スケジュールを逆算しつつ、必要なものを手配するようにしましょう。
段取りは意外と大変。それでもビジネスチャンスは無限！
上記でお伝えしたように、1度ウェビナーを開催することになれば、開催日以外の稼働が発生します。普段の業務が忙しい方は、ウェビナー企画をしていく際には慎重にスケジュールを立てていく必要もあるでしょう。
しかし、それを上回るメリットがあるのもウェビナーが注目されているポイントです。
なぜならば、インターネットを経由したPR活動となるため、距離の制約を超えて対応できるお客さまが確実に増えてゆくからです。これまでは遠方だったためにセミナーに来ることができなかったお客さまも気軽に参加でき、移動時間を確保するのが難しかったお客さまなど、ターゲット層を自由に広げることができます。病院の所在地や規模で展開していたビジネスが、ウェビナーという開催形式へと変更しただけで取引先を広げられるチャンスに変わるのです。
また、開催者側も遠方の病院に出向く必要もなくなります。複数回のウェビナー開催があっても、時間、体力、コスト共に長期的な観点で考慮しても多くのメリットがあります。
メンバーズならウェビナーにまつわる作業がワンストップでOK！
「ウェビナーを使ったことがない」というお客さまも、メンバーズメディカルマーケティングカンパニーなら、企画の段階からワンストップでサポートすることが可能です。
ウェビナー開催も数回であれば自社で回すことが可能ですが、医局説明会をウェビナー形式に変更した場合には、全社で数百回単位の開催になります。こういった場合、社員だけで事務局を運営するのは労力的にもナレッジ的にも難しかったりするかと思います。
メンバーズメディカルマーケティングカンパニーでは、ウェビナーをほとんどやったことがない、というお客様には「自社のウェビナー開催に合わせたマニュアルを制作」を、運用をまるごとしてほしいというお客様には、「事務局運営の代行」など、お客さまが必要としているパートのみでのサポートにも対応しています。
私たちのウェビナーサポートにご相談したい方は、これまでのセミナーや医局説明会の内容と共に「企画している医局説明会を集客からサポートしてほしい」「次のウェビナーから事務局運営まですべて任せたい」など、みなさまのご要望をお伝えください。医療業界とデジタルマーケティングのプロが、みなさまのウェビナーを成功に導くために全面サポートをさせていただきます。
また、ワンストップのご依頼であれば、私たちがウェビナー運用の全般を担当し、みなさまには本来の業務に集中していただくことができます。
ぜひ、新たなセミナーや医局説明会の形としてウェビナーを使い、みなさまの商品をより便利な形式で多くの方へ広めていきましょう。
