みなさん、こんにちは。広報担当です。
今回は、新型コロナウイルスの感染拡大防止策としてテレワークを継続している私たちの働き方をご紹介します。
私たちがなぜ、テレワークを定着させられたのか、業務中にどんなやり取りをしているのかなど、“見えないからこそ気になる”1日のスケジュール感や、テレワーク中に大切にしていることをご説明します。
私たちのテレワークの取り組みに興味を持たれた方はぜひ、ご覧ください。
メンバーズは「テレワーク先駆者」です！
世界で猛威を振るっている新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、メンバーズでは「テレワーク導入マニュアル」を公開しました。
これは、自社だけではなく、急きょテレワーク導入を進める必要が生じた企業や団体のみなさまへ向けて活用いただきたいという想いのもとで公開しています。
メンバーズは2019年7月、全社でテレワークに取り組みました。これは当初2020年に開催予定であった世界的スポーツ大会による交通混雑の緩和や多様な働き方の実現・生産性向上に向けた対策として行われました。その結果、2019年11月には総務省主催の「令和元年度テレワーク先駆者」にも認定されています。
そして、新型コロナウイルス流行期における社員の健康と安全確保のため、私たちも含めてメンバーズグループでは、対象地域勤務者は原則テレワークとなっています。
チーム全体で仕事に取り組めば、自宅もオフィスと同じ！
メンバーズグループは、企業全体としてテレワークができる環境が整えられているため、今回のような緊急の事態にも時間を掛けずに対応することが可能でした。
メンバーズメディカルマーケティングカンパニーは、2月からテレワークを実施していますが、今までオフィスにあった座席が自宅に変わったぐらいの感覚です。社員全員がテレワークのスタイルを自然に取り入れて業務に励んでいます。
一人ひとりが離れた場所で仕事を進めていく中で大切にしているのは、物理的に離れていても、業務には全員で参加していることを常に実感できる環境を作っておくことです。
また、業務に欠かせないのは、ビジネスコミュニケーションツールです。メンバーとのこまめな報告や連絡はチャットで済ませるようにしています。メンバー同士、顔を見て話し合いをする場が必要な時にはビデオ通話も取り入れて対応しています。
私たち、こんな1日を過ごしています！
では、ここからは1日の様子を時系列に追って、私たちのテレワークの様子をリアルにお伝えします！
【朝～午前中】
毎日9:00までにメンバーの一人ひとりがチャットで「業務予定」を報告します。その日の予定やタスクを投稿し、仕事モードにスイッチを切り替えていきます。その後、テレビ会議で朝礼をして、特記事項を確認し、業務スタートします。
この投稿を毎朝するというルールにしています。テレワークだからといって寝坊してしまったり、遅れて投稿するのはNGです。始業時間のチェック体制が整えられていると、メンバー全員が同じオフィス内にいるかのようにしっかりと時間を意識してスムーズに業務に入れます。
その後は、オフィスの中でやる業務と何ら変わりません。各々の案件を自宅で作業していきます。
頻繁にビデオ通話でミーティングも行います。
いつも同じオフィスにいた仲間の顔を見て話せるので、ビデオ通話はちょっと安心感があったり、業務のことはもちろん、お互い軽い会話も交わせる貴重なひと時です。
また、メールやチャットなど、文字だけではニュアンスが伝わらないものは、このような時間を利用して対面で話した方が伝わりやすくなります。
さらに、顔の見えるコミュニケーションでチームの一体感を感じられれば「頑張ろう！」という気持ちにもなれます。テレワークに切り替えてしまうとメールや電話だけでのやり取りしかないのが不安…という方は、意識的にビデオ通話を取り入れることを提案してみてはいかがでしょうか。
【昼(ランチタイム)】
正午～13時ぐらいになると、朝の業務報告と同じようにランチに出ることをチャットで投稿してから休憩に入ります。戻ってきた時も同様に投稿してから業務を再開します。
気分転換に軽く外の空気を吸ったり、家族と食卓を囲んだり…。休憩なので、それぞれ自由な過ごし方をしています。
【午後】
昼休みの後は、終業時間まで午前中と同じように各々のタスクに取り掛かります。その後、夕方5：45～は夕礼として作業の進捗報告をしていきます。
朝礼で報告したタスクについてどこまで進んでいるのか、また、残業が発生する場合は、その旨も報告し合います。
また、私たちは極力残業にならないよう案件のスケジュールを組んでいますので、大抵の場合は定時に業務が終え、すぐにプライベートな時間に戻ることができます。通勤時のように移動時間がないので、業務後は家事や育児、趣味の時間にすぐに入れるのもテレワークの魅力の一つです。
社員一人ひとりが業務後のプライベートタイムもしっかり充実させて、翌日の活力へと繋げています。
チームの繋がりとゴールを明確にして、快適なテレワークを！
メンバーズメディカルマーケティングカンパニーでは、業務の効率化を徹底して行っています。そのため、タスクを個人で抱えないよう、作業内容の報告も日々欠かさず、制作物も共有フォルダで一元管理しています。
さらに、テレワークのような物理的に距離がある環境においても、チームメンバーとのコミュニケーションを途絶えさせない仕組みを作っておくことで、モチベーションを落とさずにテレワークを成功させることができます。
このような仕組みがあるからこそ、私たちはオフィスに居なくとも、チームの一人ひとりがプロジェクトのゴールを認識し、テレワーク中もパフォーマンスを落とさずに業務を進めることが可能なのです。
テレワークを取り入れたいと思っている方は、ぜひ、私たちのワークスタイルも参考にしてみてください。
※冒頭でご紹介した「テレワーク導入マニュアル」は、以下のリンク内からダウンロードできます。
・メンバーズ、新型コロナウイルス感染拡大防止に向けて「テレワーク導入マニュアル」ならびに「テレワーク実証実験報告書」を公開
