メンバーズメディカルマーケティングカンパニー(以下、MM)による「生成AI」の業務活用の事例を紹介します。今回は、イベントレポート執筆に生成AIを用いて効率化した事例です。業界問わず、イベントレポート作成は時間がかかる業務なので負担も大きくなりがちです。実際の作業の手順も解説しますので、みなさまの業務にもお役立てください。
品質の均一化と読みやすさ向上にも活用できる生成AI！
さまざまな業務で活用されている生成AI。今回は、イベントレポート執筆における効率化を実現した事例をご紹介します。
みなさまは日々の業務で「イベントレポート作成の負担を減らしたい」、「文章作成をもっと効率化したい」と感じる場面はありませんか？
今回ご紹介するのは、『生成AIアンバサダーPJ（※）』の社内イベントのセミナーレポート執筆を生成AIで効率化し、作業時間を大幅に削減しながら品質も向上させたという事例です。セミナーレポート執筆として解説しますが、業界や部門を限定せず、企業内でのさまざまな文章作成のシーンに応用できる使い方です。業務内で文章作成を担当しているけれど時間を掛け過ぎたくない、自分で書いた文章の品質に自信がないという方も参考にしてみてください。
プロジェクトの背景や取り組みの詳しい内容について以下から解説していきます。
（※）プロンプトエンジニアリング力のある社内メンバーがプロンプト開発をしたり、生成AIを使うことのメリットを伝える取り組み。
【背景】
イベントレポートを担当するメンバーが複数の案件を掛け持ちしながら隔月開催のイベント運営をしているため、イベントが開催されるたびにレポートの作成時間（最低でも4時間）の確保が難しい状況になっていました。また、メンバーが持ち回りで記事を執筆しているものの、講演内容の理解度もメンバーごとに差があり、その差によって記事のクオリティが変わってしまうという悩みもありました。
＜課題＞
■作業時間の確保が難しい
1つのレポート作成に半日を要するため、イベント開催が増えると他の業務と並行して作成することが大きな負担となる。
■記事の質がバラバラ
担当者ごとに表現が異なり個性が出る一方、読み手によっては情報の整理が難しく感じられるのでは？という懸念がある。
【取り組み内容】
上記の課題を踏まえて生成AIを活用した作業に置き換えてみました。
作業の手順やプロンプトをご紹介しますので参考にしてみてください。
＜作業手順＞
■1：録音データの文字起こし
会議やインタビューでの音声記録の文字起こしができる「LINE WORKS AiNote」を使用し、登壇者の話を自動でテキスト化。
↓
■2：生成AIによるレポートのたたき台作成
「どんな内容にしたいか？」をまとめた指示（プロンプト）をAIに入力。
↓
■3：文章の調整と修正
AIが出力した記事を確認し、足りない情報を加筆修正。「この部分を詳しく！」などの指示を加え、素早く調整。
↓
■4：最終仕上げ
口調を統一し、社内向けの表現を微調整。
【成果】
取り組みによって以下の効果がありました。
■執筆時間が1/3に短縮
作業時間は4時間から1時間半へ。
■品質が安定した
誰が担当しても統一された仕上がりに。
■修正も簡単
構成や表現の調整をAIに依頼できる。
取り組みの結果、生成AIを活用することでイベントレポート執筆が圧倒的に効率化されました。
生成AIで文字起こしができるため、それだけでほぼ完成形に近いレポートを作ることができます。さらに見出しを追加したり、修正やリテイクも簡単なため、数回のやりとりを繰り返して最終確認するだけで執筆できます。課題となっていたクオリティの差を無くすこともでき、読者にとって読みやすい記事に仕上げられるようになりました。
これによってイベント開催のたびに半日かかっていた作業がわずか1時間半で完了するようになり、どのメンバーが執筆しても統一感のある記事を作成できるようになりました。
＜ポイント＞
【重要なのは「仕組みづくり」！】
1．どの業務でAIを活用するかを見極める
2．適切な指示（プロンプト）を作成する
3．実際に試しながら活用範囲を広げる
※その他、MMの業務改善の記事はこちらでもご紹介しています。
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「仕組みづくり」をすれば、その他の社内文書への応用も可能！
今回はイベントレポート作成時の生成AIの活用方法をご紹介しました。
イベント開催後のレポートは早急に作成しなければならない反面、話した内容を文書化する作業は時間が掛かります。上記のポイントを参考に「仕組み」を作ってしまえば、報告書・議事録・ブログ執筆など、他の文章作成業務にも応用できます。特に作成者の文章に個性を出す必要がなければ、作成時間短縮・品質アップも同時に行える生成AIを活用した「仕組みづくり」で効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
また、生成AIについて興味はあるものの、技術を効果的に活用できる人材が確保できない企業さま、AIの結果の検証や信頼性、セキュリティに対する不安があるという企業さまもいらっしゃるかもしれません。MMは医療・製薬・ヘルスケア業界に特化した生成AIの導入・運用支援を行っておりますので、自社業務で生成AIを活用したい企業さまはお気軽にお問い合わせください。
この記事の担当者
加藤 美羽 ／ Kato Miu
職種： Webディレクター
入社年：2023年
経歴：2023年新卒入社後、Webinar運用案件→ イベント事務局運用案件に従事。
