みなさん、こんにちは。広報担当です。今回は、メンバーズメディカルマーケティングカンパニー(以下、ＭＭ)の社内プロジェクトのご紹介です。MMのメンバー3名で運用している「品質向上委員会」は、案件を進める中でどのような役割を担うものなのか、また、委員会が発足した理由なども併せて説明していきます。みなさんもぜひ、MM独自の取り組み「品質向上委員会」の活動をご覧ください。
ＭＭの業務プロセスや納品物の品質を向上させる取り組みとして発足した「品質向上委員会」
今回は、ＭＭ独自の取り組みとして「品質向上委員会」について紹介していきます。
この委員会は半年前に発足し、メンバー3名(嶋田さん、安原さん、日髙さん)で運用しています。現在はMMの在籍社員も増え、クライアント別にそれぞれのチームに分かれてプロジェクトに携わっていますが、その分、ミスやトラブルなどの共有がしにくくなっており、そういった状況を改善するべく発足した委員会です。
この委員会が形となる以前、組織が拡大していく中でミスやトラブルがあった際に「ＭＭとしての品質は何だろう？」「品質の底上げに必要な物は何？」ということを考え始めたのが、そもそものきっかけでした。
しかし、ミス率が何％ならＯＫ…というような基準を決めれば良いというわけでもなく、定義づけは非常に難しいものとなりました。そこで、どうするべきかを考えた結果、具体的な数値がある訳ではありませんが、MMの行動指針の内容を具体的なアクションに落とすことになったのです。
この行動指針の1つには【プロセスと品質にこだわれ】という項目が掲げられています。それを個々のメンバーが意識できれば、MMとしての姿勢がブレることはありません。そのような経緯で、行動指針の方向性に沿うように運用することが決定しました。
また、このような組織内の取り組みは、テレワークの実施中や、異なる拠点のメンバーとともに案件をこなす時代だからこそ必要な委員会であると私たちは考えています。
ＭＭのメンバーは、それぞれが製薬企業のみなさまのプロジェクトに参画しており、物理的なコミュニケーションが取れない環境でも品質向上を怠ることはできません。そこへ、「品質向上委員会」が第三者としてチェックを入れ、案件のプロセスやトラブル発生の経緯など、各々のプロジェクトの状況を把握。案件がどのようなプロセスを踏み、トラブル対応をして来たかをブラックボックス化させずに済みます。
社内委員会の取り組みは、チーム力を上げることや組織作りのアイデアになる部分もあるかもしれません。ぜひ、以下の内容も参考にしてみてください。
運用開始までも紆余曲折あり！ トラブルに毎回立ち会い、危機管理セミナーを開催し続けるのは難しい
まず最初に「品質向上委員会」運用開始後に実施してきたものについて説明していきます。
実は、発足当時はメンバーを集めてのセミナーやトラブル調査も行っていましたが、それらが本質的な品質向上に必ずしも繋がるというわけではありませんでした。というのも、それぞれのチームで異なる案件を持っているため、チームごとに確認方法や起きるトラブルの内容も変わって来るという事に気付いたからです。
【これまでに実施した事】
■危機管理セミナーの開催
全体の品質を上げるための会。社内メンバー全員に過去のトラブル等の事例の共有をした。
■案件トラブル発生時の真因調査と対策案の検討
起きてしまったトラブルに対して品質向上チームが対象者にヒアリング。根本原因などを突き詰めて、対策防止策を検討した。
【実施後の気付き】
上記のような方法は、参画したプロジェクトによって作業内容が違うため、事例を共有する難しさがありました。委員会側も自分の担当案件以外の稼働が増えるため、掛かる負荷が高いことも判明しました。
この点についてカンパニー社長を含めて運用方法を再検討、それぞれのチームで可能な運用方法を話し合うことに。そして、ヒヤリハット(危ないことが起こったが、幸いトラブル発生には至らなかった事象)の時点でミスを防止できる仕組みにするため、チェックシートを作成。今後は、チェックシートによる運用へ切り替えて運用していくことが決定しました。
【現在の委員会活動】
■週次ミーティング
トラブル発生時に作成されたチェックシートを確認する以外の定期的な活動は、委員会メンバーによる週次ミーティングが実施されています。
MMでは、メンバーの日報をチャットグループ内で公開しているため、その中からヒヤリハットに繋がりそうなものやトラブル対策として良かったものなどを委員会メンバーがチェック。品質向上に繋げられるものをピックアップしています。
実は、委員会のメンバーもテレワーク、かつ、拠点も異なるメンバーで構成されています。隣にデスクがある環境ではないので、メンバー同士はもちろん、他チームの作業の状況は実際に見えません。そのため、委員会メンバーの視点で日報の報告を通しながら「危険そうだな」というポイントを見極めて見つけ出すのも、品質向上委員会としての腕の見せ所でもあります。
委員会を正しく機能させるために最も必要なのは「監査役」としての視点！
当初は委員会メンバーも試行錯誤の連続でしたが、トライアンドエラーの結果、現在は運用の方向性も定まり、委員会としての機能も上手く回り始めていると感じています。
やみくもに運用するだけではなく、どのように運用することが委員会として正しい行動になるのかを考えなくてはなりません。やるべきこと、やらなくても良い事は以下のように明確に分ける必要があります。
【委員会メンバーの稼働を100％品質向上だけに割くことは不可能】
委員会のメンバーにも、委員会活動以外に自身の担当業務があります。品質向上のために他チームの案件をすべて把握し、トラブル発生のたびにそのチームに入って原因究明の時間を確保し続けていくのは現実的ではありません
ここで大切なのは、どのような危機対策があるかを考えるのは、委員会側ではないということ。トラブルが発生した際には案件担当チームが対策を考える。それを委員会でチェックし、対策が妥当であるかを判断するのが「品質向上委員会」としてのポジションです。
【監査役の視点でトラブル対策をフラットに判断することが重要】
委員会メンバーに必要とされるのは、正しいトラブル対策が出来ているかどうかを第三者の目をもって判断する能力です。
そのため、委員会メンバーは他チームの案件内容をすべて把握していなくとも、トラブルの対応が正しいか・正しくないかをチェックシートの内容を通して判断をしていきます。今後は、トラブルが起きた際にそれぞれの案件でチェックシートを活用してもらい、それが上がってきた段階で委員会メンバーが監査役の立場でチェックをします。
「品質向上委員会」はクライアントのためだけでなく、組織力を上げる取り組みという側面も！
今回、初めて社内の取り組みをピックアップしてみましたが、このような組織が内部で動いていることで品質が高く保たれ、トラブル防止に寄与していることが伝わったのではないでしょうか。
また、このようなプロセスを経てプロジェクトを推進していくことは、クライアントのみなさまの目標達成に直接つながることでもあり、私たちにとっても、強みを活かし、弱みを補い合えるチーム作りに必要な要素にもなっていると感じています。
MMでは他にも「生産性向上委員会」や「スキル向上委員会(みがきプロジェクト)」など、社内の技術力やチーム力を上げる取り組みを複数実施しています。MMでは、それぞれのチームメンバーが何らかの委員会活動に参加していますので、こちらもまた、機会があれば紹介していきます。
