定時退社が原則の働き方。超効率化を目指した仕事の仕組み

会社

2020.03.23

みなさん、こんにちは。広報担当です。

今回は、メンバーズメディカルマーケティングならではのワークスタイルをご紹介します。

この定時退社を促進しているのは取締役の長野さんです。もちろん、それはメンバーズメディカルマーケティングの社員一人ひとりの〈業務の効率化を突き詰めた〉働き方として実施しているものです。社内全体の業務のスリム化を考えている方、ワークライフバランスを改めて考えたい方もぜひ、私たちの働き方を参考にしてみてください。

■徹底した時間管理の裏にある、社員への想い

メンバーズメディカルマーケティングの働き方の基本方針は、業務内のムダを省いて作業を効率化し、合理的にこなすことです。そのため、私たち社員の残業時間も月15時間以下をキープしています。そして、弊社で一番早く退社するのが取締役の長野さんです。

社内で誰よりも早く帰る取締役…というのも珍しいかもしれませんが、そこには本人の経験から身につけた効率化スキルを会社全体の仕組みにし、社員一人一人が成果を出せる環境を作ってあげたい、仕事以外にも充実した時間を持ってほしい、という取締役の想いがあります。

この考え方を元に業務が行われているため、私たちの業務はさまざまな場面でムダを省いたワークスタイルを貫いています。

■ムダな打ち合わせはナシ!情報共有はコンパクトに

ビジネスパーソンの業務時間の中でかなりの時間を割くことになるミーティング。一カ月の業務内で、打ち合わせに費やす時間も軽視できるものではありません。

私たちメンバーズメディカルマーケティングでは、社内の定例ミーティングに使う時間は、月に5時間と決めています。週に1回、1時間の週次報告と、月に1回、1時間の月次報告で済むように設定し、それ以上の時間は使いません。

また、ミーティングの開始時間も厳守しているため、全員が時間前までに集まるように動いています。これだけの時間で済むのは、報告フォーマットが決まっており、全員が事前に準備した上で参加していることと、日々15分程度の朝礼・夕礼で基本的な共有が済んでいるためです。

さらに、メンバー同士もお互いの業務について深く知らなくても、どんなことに関わっているかだけでも軽く押さえておけば、何か起きた場合にも誰に聞けば良いか判断が付きやすくなります。

もちろん、ミーティングの内容によっては時間を超過することもあります。その場合には仕切り直しをして、再度ミーティングを設定するようにしています。時間内に終わらなかったということは、そもそも報告内容や方向性が定まっていない場合や段取りが整っていないことが多いためです。

私たちは、【時間=コスト】の意識で時間を厳密に扱っています。
厳しい考え方かもしれませんが、ほんの数分だとしても超過や遅刻は相手の時間を奪い、それが無駄な残業に繋がる、ということもあり得るのです。

■統一化された作業環境でロスタイムを省く

メンバーズメディカルマーケティングでは、ファイルサーバー内のフォルダ構成を統一しています。

個人しかアクセスできないフォルダは極力使わず、同じ構成で作られた共有フォルダを使い、制作物を置くようにしています。

これは、その案件をしているメンバーが居ない時の問い合わせに対応できるようにしていることでもありますし、検索に掛かるロスタイムを省くためでもあります。

単に資料を探す数分も、積み重なれば長時間になります。もしも、担当者ごとにフォルダ構成が違っていたら一つひとつ探していくか、直接確認するしか方法がありません。

私たちは、医療に関する案件を取り扱うため、調査に費やす時間が多くなります。入念な下調べをする時間を取り、十分な調査を重ねることで、プロジェクトがスムーズに運びます。

数分の積み重ねを大切にすることが、制作物の出来を左右すると考えているからこそ、社内のフォルダ構成1つにも気を配っているのです。そして、社員一人ひとりが医療の知識をつけ、患者さんの気持ちを知るための調査に時間を割くことに充てられるようにしています。

また、これらはデスクワーク中心の企業であれば、業界を問わず共通してできることです。細かなところで時間を調整し、最大限に時間を生み出す工夫をすれば、パフォーマンスを上げることは可能です。

■残業前提の業務設計はNG!緊急度と重要度でタスクを分類する。

私たちの仕事は、日々の仕事に追われるというより、月単位のプロジェクトを複数抱えている形態です。

プロジェクトを受注する前に、担当者の稼働時間が、定められた勤務時間を超過しないか確認し、業務設計をしています。その際、時間超過ありきの設計にすればどこかに負荷が掛かり、結果、プロジェクトも不満足なものになると考えています。

クライアントの満足度、そして、チームメンバーが高パフォーマンスでプロジェクトに携われるよう、私たちは残業を前提にしない業務設計を行っています。

メンバーズメディカルマーケティングは残業が少ない企業ですが、時にはもちろん残業が発生するケースもあります。それは、アクシデントが起きた緊急時か、もしくは、想定外に仕事が溢れてしまったという場合です。後者の場合はファシリテーションの悪さが影響しているので、あらかじめ防げたケースです。

なぜならば、基本的に私たちは仕事に対して先回りをして進めるようにしています。事前準備をすることや、先手を打ってプロジェクトを進めていくことが、手戻りを少なくするのにも役立つためです。

そこで基本となる考え方が“重要度”や“緊急度”のマトリックスです。

多くの人が①の【重要度と緊急度が高い】タスクを優先し、こなしていくのですが、②【緊急度が低く、重要度が高い】タスクを放っておくと、やがてそのタスクも①【重要度と緊急度が高い】状態になっていきます。

この状態になったときにアクションをしても、すでに選択の余地はかなり狭まっているケースがほとんどです。そうならないためにも、②の時点で手を打てるかが、先回りする上で大事になってくるのです。

■残業に対する価値観を変えたい

みなさんの職場環境も改めて振り返ってみてください。今やっている残業が、どのような要因で起きたものかを考えてみるのも良いかもしれません。

「ほかの人も残っているし、自分も残らなければ…」
「定時で帰ったら、やる気がないと思われるかも…」
「上司へのアピールになるから、残業しないと…」

など、未だに〈残業=良いこと〉のような風潮が残る企業もあるとは思いますが、社員一人ひとりが意識を変え、残業を日常的なものにしないことが大切です。

■仕事とプライベートの両立で人生をより豊かに

業務を徹底して効率化し、合理的にこなす…といっても、メンバーズメディカルマーケティングは2019年の4月に誕生したばかりの会社で、今現在もワークスタイルを整えるべく歩んでいる最中です。

システマチックな部分もありますが、少人数のメンバーで横の繋がりもあり、相談事もしやすく、風通しの良い会社です。

冒頭でお伝えしたように、“誰よりも早く帰る取締役がいる”メンバーズメディカルマーケティングですが、それは、私たち社員が成果を出しやすい環境を生み出すための取り組みの結果なのです。

業務内の無駄を省いて時間を生み出せば、プライベートな時間も増え、仕事以外の家族との時間や資格取得の勉強などにも時間を作ることができます。効率化した働き方をすれば、人生をより豊かにすることも可能です。

これからもメンバーズメディカルマーケティングは、今まで世の中で当たり前になっていた業務のやり方に捉われず、新しい時代の働き方を発見し、実践していきます。

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